Chi phí đào tạo nhân viên gồm những thành phần gì? Những điều cần biết

Chi phí đào tạo nhân viên là một trong những khoản cần thiết các công ty cần phải chi trả. Vậy, nó gồm những thành phần gì? Những điều cần biết về chi phí này như thế nào? Cùng chúng tôi tìm hiểu qua những thông tin trong bài viết dưới đây.

Chi phí đào tạo nhân viên là gì?

Chi phí đào tạo được hiểu là khoản chi phí để đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên. Khoản chi phí này được quy định rõ trong hợp đồng lao động. Người lao động được đào tạo mà sử dụng nguồn kinh phí của người sử dụng lao động. Khi đó các bên phải giao kết hợp đồng đào tạo nhân viên.

Tuy nhiên, không phải các khoản chi trả trong quá trình đào tạo đều là chi phí đào tạo. Đây cũng chính là quan điểm sai lầm của rất nhiều người. Vậy, hiểu sâu hơn chi phí đào tạo là như thế nào?  Thực tế, một khoản chi được coi là chi phí đào tạo nếu nó thỏa mãn các yếu tố sau:

        Khoản chi hợp lệ về chứng từ dành để chi trả cho người dạy, tài liệu, thiết bị, trường lớp… Các chi phí để chi trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền lương cho người học.

        Ngoài ra, nếu như đào tạo ở nước ngoài còn có các khoản chi phí khác. Cụ thể như: Chi phí đi lại, sinh hoạt phí trong thời gian ở nước đó.

Chi phí đào tạo nhân viên hiệu quả
Chi phí đào tạo được hiểu là khoản chi phí để đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên

Chi phí đào tạo nhân viên gồm những thành phần nào?

Chi phí đào tạo là một thành phần trong nội dung đào tạo nhân viên mới. Vậy nó gồm các thành phần nào?

        Lương: Đây là khoản chi phí cần thiết đối với người lao động. Nếu như khoản chi phí này không đáp ứng được yêu cầu thì rất khó có thể ký hợp đồng.

        Phúc lợi: Đây là khoản chi phí nhằm giúp cho đời sống tinh thần của nhân viên được nâng cao hơn.

        Các khoản bảo hiểm như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…

        Chi phí cho các thiết bị, đồ dùng như: máy tính, văn phòng phẩm…

        Các chi phí phục vụ cho đi lại, sinh hoạt, làm việc…

        Chi phí cho khám sức khỏe định kỳ hàng năm.

        Chi phí cho các chương  trình thi đua khen thưởng hàng tháng, quý, năm…

Thực tế, khi tính bảng chi phí đào tạo nhân viên trên lý thuyết và thực tế rất khác nhau. Ở từng vị trí cụ thể, chi phí đào tạo thực tế thường cao hơn chi phí tính toán gấp nhiều lần. Ví dụ vị trí quản lý phải gấp 2 lần tính toán, vị trí nhân viên phải gấp 3 lần. Vì vậy, tính đúng tính đủ cho phí đào tạo là điều rất được các nhà quản lý quan tâm.

Chi phí để đào tạo ra nhân viên trên thực tế
Bảng chi phí đào tạo nhân viên trên lý thuyết và thực tế rất khác nhau

Vì sao cần tính đủ, tính đúng chi phí đào tạo nhân viên?

Như đã đề cập, chi phí đào tạo thực tế thường cao hơn nhiều lần so với chi phí tính toán. Vì thế, việc tính đúng tính đủ có vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Cụ thể:

        Tính đúng các con số giúp cho việc so sánh chi phí đào tạo ở từng vị trí khác nhau. Từ đó, nhà quản lý có thể nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính.

        Tính đúng giúp cho việc nhận định và đưa ra các chính sách phù hợp cho các vị trí. Điều này giúp phát triển năng lực của mỗi cá nhân.

        Điều quan trọng là tính đúng sẽ giúp bạn hạn chế tối đa rủi ro phát sinh chi phí.

Với những lý do trên, bạn có thể thấy được tầm quan trọng của tính đúng chi phí đào tạo. Hơn nữa, bạn cũng có cái nhìn chân thực hơn về chi phí đào tạo của các doanh nghiệp.

Quản lý hiệu quả các khoản chi phí đào tạo nhân viên

Như đã đề cập, chi  phí đào tạo gồm nhiều thành phần khác nhau. Vì thế muốn quản lý hiệu quả khoản chi phí này bạn cần quản lý từng thành phần. Cụ thể như sau:

        Lương: Chi phí để chi trả lương phải phù hợp với khả năng của doanh nghiệp và thị trường lao động. Ở từng vị trí, năng lực của nhân viên là cơ sở để trả lương cho họ.

        Sử dụng các công cụ quản lý để nâng cao hiệu suất của từng vị trí. Khi đó các khoản chi phí khác sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn.

        Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì có thể đào tạo và sử dụng các nhân viên đa năng. Họ có thể làm nhiều vị trí khác nhau để tiết kiệm chi phí. Ví dụ nhân viên kế toán cũng có thể nghiên cứu tài liệu đào tạo nhân viên bán hàng. Sau đó, họ có thể đảm nhiệm nhiều vị trí trong công ty.

Chi phí đào tạo nhân viên ra sao
Quản lý hiệu quả các khoản chi phí đào tạo nhân viên

Phương pháp cắt giảm chi phí đào tạo nhân viên hiệu quả

Tại nhiều doanh nghiệp hiện nay, chi phí đào tạo chiếm % khá lớn trong tổng chi phí. Và cứ thế theo thời gian, nguồn chi phí cứ phình to ra. Dần dần nó trở thành vấn đề khó giải quyết với mỗi doanh nghiệp. Vậy, làm thế nào để quản lý chi phí này hiệu quả? Phương pháp cắt giảm chi phí đào tạo như thế nào?

Thực hiện giải pháp hành chính

Muốn cắt giảm chi phí đào tạo bạn phải thực sự hiểu nó là gì? Khi đó bạn mới có phương pháp cắt giảm hợp lý nhất. Ví dụ như bạn muốn hiểu về chi phí đào tạo nhân viên bán hàng. Bạn phải nghiên cứu về giáo trình đào tạo nhân viên bán hàng để có những kiến thức bổ ích nhất. Từ đó có phương pháp cắt giảm chi phí hiệu quả.

Thực tế giải pháp hành chính luôn là một giải pháp đầu tiên giúp cắt giảm chi phí. Mỗi khi cần tiết kiệm, các ông chủ vẫn chọn giải pháp tinh giản biên chế. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp chữa cháy. Nhiều trường hợp nó không đem lại hiệu quả như chờ đợi.

Chính vì vậy, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các giải pháp hành chính khác. Họ cắt giảm các chi phí gián tiếp với sự tham gia tích cực của nhiều bộ phận. Cụ thể như:

        Đặt ra nhiệm vụ giảm chi phí để tổ chức hành chính.

        Hiệu quả đem lại  giúp tiết  kiệm chi phí lên tới 30%.

        Sử dụng các biện pháp: Phân bố lại lịch làm việc, đào tạo để tiết kiệm tối đa thời gian. Kêu gọi tinh thần tiết kiệm chống lãng phí: Mua vé máy bay hạng thường, sử dụng lại giấy in một mặt…

Giải pháp hành chính
Thực tế giải pháp hành chính luôn là một giải pháp đầu tiên giúp cắt giảm chi phí

Hoàn thiện về cơ cấu tổ chức

Giải pháp tiếp theo chính là việc hoàn thiện về cơ cấu tổ chức. Ví dụ bạn muốn đào tạo nhân viên bán hàng. Bạn phải có có cấu tổ chức hoàn thiện để đào tạo. Hoàn thiện từ giáo viên, tài liệu, trường lớp, mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên bán hàng…

Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp tiết kiệm về chi phí tới 40%. Hoàn thiện không có nghĩa là tuyển nhiều bộ phận cồng kềnh chồng chéo. Trước hết để hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng từng bộ phận.

        Đánh giá vai trò, chức năng nhiệm vụ của từng vị trí.

        Loại bỏ các vị trí kém hiệu quả hoặc không cần thiết.

Những điều này cũng làm cơ sở để trả lương cho từng vị trí sau khi đánh giá. Khi đó, chi phí đào tạo chắc chắn sẽ giảm bớt. Các bộ phận cũng sẽ cảm thấy hài lòng hơn về khoản mình được nhận.

Thực hiện giải pháp chất lượng

Đây là giải pháp hiệu quả để cắt giảm chi phí đào tạo nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện hiệu quả giải pháp này. Để thực hiện nó, bạn phải chọn đúng người làm đúng việc. Nhà quản lý phải làm tốt giải pháp này ngay từ khi tuyển chọn nhân sự. Khi đó giải pháp chất lượng mới thực sự đem lại hiệu quả cao hơn.

Cắt giảm chi phí đào tạo nhân viên
Thực hiện giải pháp chất lượng để cắt giảm chi phí đào tạo nhân viên

Như vậy, qua bài viết giúp bạn nắm được những kiến thức về chi phí đào tạo nhân viên. Để có thêm nhiều nguồn thông tin bổ ích bạn hãy liên hệ với GMarks Vietnam. Đây thực sự là nơi có thể giúp bạn trên con đường thành công.

Mọi chi tiết xin liên hệ :
GMARKS VIETNAM
Hotline : +84 903 997 656
Địa chỉ : 30-32 Yersin, Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Hồ Chí Minh, Việt Nam
gmarkscorp

BÀI VIẾT LIÊN QUAN